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Atendimento Proativo na Advocacia: Usando Notion + Make

Andreia Oliveira
Advogada Especialista em Automações Jurídicas. Criadora do Canal Advocacia Quântica

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Resumo

 

Neste artigo, compartilho com você um método simples, mas extremamente eficiente, que uso para manter meus clientes informados sem sobrecarregar minha rotina.

 

A ideia é: para cada 100 processos ativos, realizo 5 atendimentos por dia — organizados de forma automatizada, com registro no Notion e disparos automáticos via Make (integração com e-mail e WhatsApp).

 

O resultado? Menos mensagens perguntando “E meu processo?” e mais paz e tranqulidade para a nossa advocacia.

 

🌱 Por que adotei o atendimento proativo

 

Já passei por fases em que meu celular vibrava sem parar: clientes querendo saber atualizações, mesmo quando não havia novidade no processo. Isso não é apenas desgastante — também tira o foco do que realmente importa: atuar de forma estratégica nos processos.

 

Percebi que, se eu passasse a controlar o fluxo de comunicação, informando proativamente o cliente, reduziria drasticamente as interrupções. E mais: manteria a confiança e transparência no relacionamento.

 

🗂 Como funciona o método

 

A estrutura é bem simples e pode ser aplicada por qualquer advogado(a), sem precisar contratar plataformas caras ou desenvolvedores.

 

Regras básicas:

 

  • Para cada 100 processos, atendo 5 clientes por dia.
  • Segunda-feira: atualizo minha planilha no Notion.
  • Sexta-feira às 18h: envio automático de atualizações para os clientes.

 

Assim, ao longo da semana, consigo revisar cada caso, tomar providências quando necessário e preparar o envio das informações sem correria.

 

🛠 A planilha no Notion

 

No Notion, criei uma tabela com as seguintes propriedades principais:

 

  • Número do processo
  • Nome do cliente
  • Data da última atualização
  • Resumo da movimentação
  • Providências tomadas
  • Enviar mensagem? (campo Select com “Sim” ou “Não”)

 

A ideia é que, ao revisar o processo, você selecione “Sim” no campo “Enviar mensagem?” apenas quando for necessário informar o cliente. Isso garante que só receba atualização quem realmente precisa — evitando comunicação desnecessária.

 

🔄 A automação no Make

 

O Make entra como meu “secretário virtual”. Configurei um cenário que:

 

  1. Roda toda sexta-feira às 18h.
  2. Filtra apenas os registros marcados como “Sim” no Notion.
  3. Dispara um e-mail e uma mensagem no WhatsApp para o cliente.

 

 

 

 

Dessa forma, não preciso me preocupar em enviar cada mensagem manualmente. Basta atualizar minha planilha no início da semana e deixar que a automação trabalhe por mim.

 

💡 Por que esse método funciona tão bem

 

  • Organização previsível: Sei exatamente quantos atendimentos farei por dia.
  • Controle da comunicação: Não dependo da demanda do cliente para informar — eu decido quando e como.
  • Paz mental: Sem ansiedade causada por mensagens fora de hora.
  • Ação estratégica: Ao revisar semanalmente, identifico processos parados e já tomo providências.

 

📊 Reduzindo o “E meu processo?”

 

Essa foi a parte mais libertadora:
Antes, minha caixa de entrada estava cheia de mensagens do tipo “Queria saber como está meu processo”.

Hoje, meus clientes já sabem que toda sexta às 18h receberão um resumo objetivo e claro — seja por e-mail ou WhatsApp.

 

Andamento por email: 

 

 

 

 

 

O resultado é que:

 

  • As mensagens de cobrança caíram drasticamente.
  • Os clientes se sentem bem informados e seguros.
  • Eu ganho tempo para trabalhar com foco.

 

📝 Como implementar na sua rotina — Passo a passo

 

  1. Crie a planilha no Notion com as colunas que mencionei.
  2. Defina sua rotina de atualização (segunda-feira é ótimo, mas adapte para você).
  3. Configure o campo “Enviar mensagem?” para controlar quem receberá atualização.
  4. Monte o fluxo no Make:
    • Conexão com Notion
    • Filtro “Enviar mensagem = Sim”
    • Ação de envio de e-mail e WhatsApp
  5. Programe para rodar toda sexta às 18h.

 

✨ Conclusão: Mais tempo e menos estresse

 

Esse modelo me trouxe algo que considero valioso: tranquilidade para advogar.

 

Com um pouco de organização e automação, conseguimos transformar a comunicação com o cliente em algo previsível, profissional e estratégico — sem precisar de softwares caros ou uma equipe grande.

 

📌 Lembre-se: a tecnologia não substitui o olhar humano, mas ajuda a manter sua energia onde realmente importa: na estratégia jurídica e no cuidado com cada caso.

 

E se quiser uma ajudinha para implementar essa automação de forma simples e rápida clique aqui 👉🏻  Quero essa automação para o meu escritório

 

 

Com carinho,
Andreia Oliveira
Criadora da Advocacia Quântica

 

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